As organizações estão cientes de que o alto envolvimento dos funcionários pode ter um impacto duradouro na produtividade.

As regras para engajamento de colaboradores mudaram drasticamente na última década. Atualmente, as organizações estão cientes de que o alto envolvimento dos funcionários pode ter um impacto duradouro na produtividade, princípios e, por sua vez, na rotatividade e crescimento geral da receita da organização.

A seguir um exemplo: a Netflix apresentou uma discutida “nenhuma política de férias” em 2015, após a sugestão de um funcionário. Esta nova política dá aos colaboradores da Netflix o direito de tirar férias ilimitadas em um determinado ano, originalmente gerando preocupações de que os funcionários tirariam muitos ou poucos dias de folga. Cinco anos depois, essa política de férias ilimitadas é atribuída ao aumento da satisfação das pessoas, elevando a moral, reduzindo a burocracia e também adquirindo e retendo os melhores talentos.

Ao reformar as políticas convencionais de férias em favor de políticas abertas, flexíveis e amigáveis aos funcionários, a equipe de RH da Netflix forneceu soluções para a Geração Z e Millennials que detestam “punching clocks” — referência ao tradicional ato de “bater ponto”. Por sua vez, isso deu a eles maior controle sobre o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal e ajudou a promover um estilo de vida saudável, o que colaborou para a melhora do engajamento e da produtividade das pessoas.

Olhando de fora, isso pode parecer uma implementação sugerida diretamente por um funcionário. No entanto, é importante observar que esse plano foi colocado em prática após uma análise cuidadosa de todas as implicações possíveis e levou quase cinco anos para ser perfeito. E aqui estão algumas maneiras para que as equipes de RH possam aproveitar as análises e dados para engajar os funcionários:

Facilitar a procura de ajuda dos funcionários

Independentemente do ponto de contato usado, os funcionários devem ser capazes de fazer solicitações facilmente. É importante certificar  que os formulários de ajuda sejam abrangentes, concisos e bem organizados para coletar todas as informações necessárias para que os representantes de serviço possam fornecer soluções rápidas e satisfatórias. E, também, rever o número de conversas entre esses representantes e os funcionários para entender se os formulários de ajuda são realmente úteis. Muitas conversas redundantes indicam que os documentos de suporte não coletam as informações necessárias, portanto, os fornecedores precisam entrar em contato com os funcionários várias vezes.

Usar o primeiro contato para manter os funcionários informados

Para os funcionários, nada é pior do que fazer um pedido e esperar infinitamente para que seja resolvido. Uma forma de gerenciar as expectativas é defini-los no primeiro contato, fornecendo prazos claros e realistas para a resolução — especialmente quando a solicitação não pode ser resolvida no primeiro contato. Isso ajudará os funcionários a priorizar e programar suas atividades, além de garantir que eles permaneçam produtivos mesmo enquanto aguardam a conclusão de suas solicitações. Usar as previsões habilitadas de IA para entender o tempo usado para concluir as solicitações e transmitir os tempos de resposta projetados para seus funcionários.

Capacitar os funcionários com opções eficazes de autoatendimento

De acordo com a Gartner, 70% dos usuários preferem suporte técnico de autoatendimento à trabalhar com um representante. E infelizmente, apenas 9% dos usuários conseguem resolver seus problemas usando o autoatendimento. Mesmo assim, é válido investir tempo e dinheiro na criação de opções para os funcionários — isso permite que eles resolvam seus próprios problemas e reduzam a carga de trabalho. Depois de criar manuais de autoatendimento, é preciso avaliá-los periodicamente para garantir que sejam eficientes.

Identificar e solucionar gargalos de processo

Os gargalos do processo são os assassinos silenciosos da produtividade. Analisá-los minuciosamente e ver se as solicitações estão ficando presas no pipeline ou saltando entre a equipe de RH devido à carga de trabalho excessiva, falta de habilidade, alta demanda de serviços ou outros fatores perceptíveis, como indisponibilidade de recursos é necessário, pois com os problemas identificados, é possível tomar medidas para resolvê-los o mais rápido possível.

Promover uma competição saudável dentro da equipe

É fundamental incentivar o time de RH a ir além e fornecer soluções personalizadas aos funcionários. Nesse caso, pode-se criar painéis para monitorar o desempenho de RH e estimular um espírito competitivo saudável. Além disso, oferecer recompensas não monetárias, enviando e-mails de agradecimento, configurando sessões de brainstorming, criando atividades em equipe e incentivando-os a resolver os problemas dos funcionários de forma coletiva quando a situação exigir. Recompensar as melhores performances e incentivar os outros a serem mais criativos e inovadores em seus papéis faz toda a diferença.

Identificar as lacunas de habilidades no início e treinar a equipe para eliminá-las

Não existe uma definição rígida e rápida de “lacuna de habilidade”; no entanto, pode ser descrito como deficiências de desempenho causadas por falta de agilidade. Então, como é possível identificar essas lacunas? Pode ser por meio da construção de indicadores-chave de desempenho para determinar como o setor de RH contribui para a equipe ou negócio. É importante utilizar feedbacks de funcionários, avaliações de desempenho 360 graus, observações de colegas e benchmarks de desempenho para identificar os melhores e aqueles que precisam de treinamento. Em seguida, pode-se fornecer treinamentos para ajudar a equipe a melhorar seu conjunto de habilidades.

Conclusão

As equipes de RH são a base de qualquer organização. Eles oferecem suporte a uma ampla gama de funções, desde recrutamento, capacitação, engajamento e retenção de funcionários até a separação. Portanto, é importante que elas usem análises em todos os estágios do processo de suporte e forneçam os melhores serviços aos trabalhadores. Por sua vez, a equipe de RH pode alinhar os requisitos dos funcionários aos objetivos de negócios e fornecer melhores soluções para a organização, aumentando assim a satisfação dos colaboradores e abrindo caminho para maior produtividade e maior receita.